Sejak akhir-akhir ini, isu penerimaan emel SPAM telah menjadi satu isu yang sensitif dalam kalangan pengguna. Saban waktu, pasti ada emel-emel yang tidak pernah kita ketahui daripada mana datangnya, masuk ke emel kita.
Kebanyakkan daripada emel-emel ini adalah emel berbentuk promosi produk daripada pemilik-pemilik bisnes yang hanya mahu iklan mereka sampai kepada lebih ramai prospek sahaja – tanpa memikirkan akibat disebalik perbuatan mereka itu.
Dengan kewujudan pelbagai servis pihak ketiga yang mana melaluinya, seseorang boleh mendaftar dengan mudah dan memuatnaik fail yang mengandungi ratusan maklumat peribadi seperti nama dan emel (kebiasaanya di dalam format Excel .XLS & .CSV), aktiviti menghantar emel cara pukal secara berhemah semakin diabaikan.
Lebih memburukkan lagi keadaan, ada pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab telah menjual senarai maklumat sulit orang awam seperti nama dan alamat emel dalam bentuk pukal pada harga-harga yang tertentu sekaligus memudahkan fail ini dijadikan ‘modal’ promosi atas-talian mereka.
Sebagai seorang pemilik bisnes yang mahu menjaga kelangsungan bisnes, aktiviti ini bukan sahaja menjejaskan nama baik anda, malah ianya juga boleh menyebabkan prospek anda hilang kepercayaan kepada usaha niaga yang sedang anda usahakan.
Terdapat beberapa garis panduan di sini untuk anda titik beratkan sebelum membuat keputusan untuk menggunakan medium emel sebagai salah satu medium promosi atas talian dan kempen pemasaran anda:
Dapatkan senarai emel (mailing list) dengan cara yang sah sahaja
Terdapat pelbagai cara pada hari ini untuk seseorang atau sesebuah bisnes itu mengumpul senarai nama dan emel prospek yang berminat terhadap sesuatu produk. Caranya bukan dengan jual beli senarai emel yang terdapat di pasaran sekarang. Ianya salah.
Contohnya adalah dengan menggunakan opt-in form yang mana melaluinya, anda boleh memberikan insentif kepada mereka yang mendaftar seperti buku digital percuma dan sebagainya. Situasi menang-menang di sini.
Perkenalkan diri & maklumkan langganan mereka
Pastikan juga anda memperkenalkan diri dan memaklumkan kepada prospek anda bahawa dengan memberikan nama dan emel kepada anda, secara automatik mereka akan menerima surat digital (newsletter) seterusnya pada masa hadapan daripada anda.
Maklumkan dengan jelas kepada mereka bahawa mereka boleh memilih untuk berhenti menerima emel daripada anda dengan nyah-langgan (opt-out) pada bila-bila masa mereka mahu.
Pastikan sistem pengurusan emel berfungsi dengan baik
Pastikan juga sistem pengurusan emel yang anda gunakan dalam keadaan yang baik di mana mampu memproses setiap permintaan daripada prospek dengan cepat dan mudah. Jika tidak, anda berdepan dengan risiko undang-undang siber.
Sertakan maklumat hubungi di dalam setiap emel.
Menghantar emel tanpa maklumat hubungi umpama menerima surat layang. Oleh yang demikian, buktikan kredibiliti anda sebagai seorang pemilik bisnes dengan meletakkan maklumat berikut di dalam setiap emel yang anda hantarkan:
- Nama anda / bisnes
- Nombor telefon
- Alamat emel yang aktif
- Alamat pejabat (jika ada)
Beritahu prospek daripada mana anda mendapat maklumat mereka
Jika anda jarang menghantar emel atau hanya menghantar emel dalam satu jarak yang lama, pastikan anda memaklumkan semula kepada prospek anda daripada mana anda mendapat maklumat mereka.
Anda mungkin boleh gunakan skrip sebegini pada bahagian awal emel anda:
“..anda (nama penerima) menerima emel ini kerana anda pernah mengisikan nama dan emel di (laman web anda) / borang pendaftaran keahlian kedai kami (nama kedai anda) sebelum ini.”
Gunakan Ruangan BCC Sekiranya Diperlukan
Kadang-kala, anda mungkin ingin menghantar emel secara manual kepada lebih daripada satu penerima tanpa menggunakan aplikasi atau perkhidmatan khas. Kebanyakkan pengguna tidak sedia maklum akan penggunaan BCC (Blind-Carbon-Copy) pada aplikasi emel mereka yang digunakan untuk menyembunyikan alamat emel penerima daripada penerima-penerima sama yang lain.
Kebiasaannya, penghantar akan menggunakan ruangan CC sahaja, sekaligus menjadikan alamat emel penerima yang lain terdedah kepada umum, dan mempunyai risiko untuk disalah-guna untuk SPAM dan sebagainya. Tetapi, dengan menyertakan alamat emel pada ruangan BCC, ia menyembunyikan alamat emel daripada para penerima lain.
Pada masa yang sama, ia juga boleh mengelakkan penerima daripada memilih fungsi Reply Alldan membuatkan semua penerima lain menerimanya.
Penutup
Kesimpulannya, menghantar emel secara pukal tidak salah jika anda mengamalkan cara-cara yang sah dan disenangi penerima emel. Ini kerana, dengan cara-cara di atas, penerima emel akan lebih mudah mengingati siapa anda dan tidak lagi tertanya-tanya siapakah anda.
Hubungan yang baik dan disokong oleh cara yang berhemah mampu membina kepercayaan prospek terhadap usaha niaga yang anda sedang jalankan. Prospek senang hati, tak jadi tekan butang ‘Report As Spam’ lagi. Anda promosi, mereka beli.
Artikel ini ditulis oleh Zulhilmi Zainudin, pengasas Zulh Freelancer yang mana memfokuskan kepada bidang pemasaran internet, penjenamaan produk dan perkhidmatan melalui grafik dan pengiklanan digital. Ikuti beliau di Twitter.
SUMBER GAMBAR: EPSOS
